Політика конфіденційності

1. Хто ми і що охоплює ця політика

Фізична особа-підприємець Карнаух Ірина Олександрівна, зареєстрована в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань України, реєстраційний номер облікової картки платника податків 3029410706 («IK Pilates», «ми», «нас» або «наш»), провадить діяльність студій IK Pilates у Харкові та платформи, через яку здійснюється бронювання.

Ми є володільцем бази персональних даних у розумінні статті 2 Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI від 1 червня 2010 року («Закон») щодо всієї обробки, описаної в цій політиці. Наші контактні дані наведені в розділі 13.

Ця політика застосовується до персональних даних, які ми обробляємо, коли ви відвідуєте ikpilates.com, створюєте обліковий запис на платформі IK Pilates, користуєтеся нашими застосунками для iOS чи Android, відвідуєте заняття або індивідуальні тренування в наших харківських студіях, записуєтеся до списку очікування, звертаєтеся до нас або іншим чином взаємодієте з нами як клієнт, потенційний клієнт чи інструктор.

Наша діяльність у Болгарії провадиться окремою юридичною особою, «ІК Пілатес Студіо» ЕООД, яка виступає самостійним контролером щодо даних, зібраних у Болгарії, відповідно до Регламенту (ЄС) 2016/679. Якщо ви перебуваєте в Європейському економічному просторі або є клієнтом нашої софійської студії, до вас застосовується болгарська версія цієї політики, яка надає захист згідно з тим Регламентом.

2. Правова основа

Ми обробляємо персональні дані відповідно до статті 32 Конституції України, Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI, Закону України «Про інформацію» № 2657-XII, Закону України «Про електронну комерцію» № 675-VIII, Закону України «Про електронні комунікації» № 1089-IX, а також Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини.

Україна є стороною Конвенції Ради Європи № 108 про захист осіб у зв'язку з автоматизованою обробкою персональних даних. Проєкт Закону № 8153 «Про захист персональних даних», який має привести українське законодавство у відповідність із Загальним регламентом про захист даних і створити незалежний орган із захисту даних, пройшов перше читання у Верховній Раді 20 листопада 2024 року та готується до другого читання. Ми стежимо за його просуванням і оновимо цю політику після його ухвалення.

3. Категорії персональних даних, які ми обробляємо

Ми збираємо лише ті дані, які потрібні для роботи студії пілатесу та платформи, що її підтримує. Ми не купуємо персональних даних і не створюємо рекламних профілів.

Ідентифікаційні та контактні дані. Ім'я, прізвище, відображуване ім'я, адреса електронної пошти, номер телефону в міжнародному форматі, бажані мова і країна, а також внутрішній ідентифікатор, який ми вам присвоюємо.

Дані облікового запису та автентифікації. Облікові дані пароля, що зберігаються в хешованому вигляді нашим постачальником послуг автентифікації, токени автентифікації, перелік активних сесій і пристроїв, пов'язаних з вашим обліковим записом, тип пристрою, версія застосунку, приблизне місцезнаходження, виведене з IP-адреси на рівні країни, а також дата й час кожного входу.

Дані про бронювання та відвідуваність. Заняття та індивідуальні тренування, які ви бронюєте, відповідні студія, зала та інструктор, статус бронювання, включно зі скасуваннями, перенесеннями, позицією у списку очікування та неявками, запрошення, які ви надсилаєте або отримуєте, та історія ваших занять.

Дані вступного процесу та налаштування. Ваші тренувальні цілі, рівень досвіду, бажаний час занять, бажані канали зв'язку, джерело, з якого ви про нас дізналися, налаштування одиниць вимірювання та сповіщень.

Дані про стан здоров'я. Якщо ви вирішите їх надати: вагітність, травми, медичні стани та фізичні обмеження, значущі для безпечної практики. У наших мобільних застосунках і лише якщо ви надасте дозвіл окремо за кожною категорією: частота серцевих скорочень, варіабельність серцевого ритму, сон, вага, відновлення, кроки, активна енергія, хвилини усвідомленості та записи про тренування, зчитані з Apple Health або Google Health Connect. Згідно зі статтею 7 Закону дані про стан здоров'я належать до особливих категорій персональних даних, обробка яких заборонена, крім підстав, зазначених у цій статті, і підпадають під додаткові гарантії, описані в розділі 5.

Платіжні та розрахункові дані. Призначення та сума отриманих банківських переказів, реквізити для виставлення рахунка, якщо його запитано, і запис про платежі, здійснені в студії. Ми не здійснюємо онлайн-платежів карткою і не отримуємо та не зберігаємо номерів карток.

Комунікаційні дані. Повідомлення, які ви надсилаєте нам через контактну форму, електронною поштою, телефоном або месенджером, транзакційні листи, які ми вам надсилаємо, та статус їх доставки, налаштування push-сповіщень і журнали доставки, а також будь-яке листування щодо скарг.

Технічні дані та дані безпеки. IP-адреса, що зберігається в хешованому вигляді з використанням секретного ключа, користувацький агент, записи подій безпеки та аудиту, результати перевірок проти зловживань і діагностика помилок.

Дані про використання сайту. Узагальнене вимірювання переглядів сторінок без файлів cookie, як описано в нашій Політиці щодо файлів cookie.

4. Цілі та підстави обробки

Стаття 11 Закону визначає підстави, на яких можуть оброблятися персональні дані. Ми спираємося на такі з них.

Згода суб'єкта персональних даних. Обробка даних про стан здоров'я, надсилання маркетингових повідомлень, надсилання push-сповіщень, зчитування даних із Apple Health або Google Health Connect і зберігання на вашому пристрої інформації, що не є суворо необхідною. Згода є конкретною та деталізованою, фіксується і може бути відкликана будь-коли згідно зі статтею 8 Закону без шкоди для правомірності обробки, здійсненої до відкликання.

Укладення та виконання правочину, стороною якого є суб'єкт персональних даних. Створення та адміністрування вашого облікового запису, приймання та підтвердження бронювань, ведення списків очікування, перенесень і скасувань, проведення занять та індивідуальних тренувань, виставлення рахунків і обробка платежів, а також підтримка клієнтів.

Дозвіл на обробку, наданий володільцю бази згідно із законом. Ведення бухгалтерського та податкового обліку відповідно до Податкового кодексу України та Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», відповіді на законні запити компетентних органів і розгляд звернень та скарг згідно зі статтею 8 Закону.

Захист законних інтересів володільця бази або третіх осіб. Захист нашої платформи від несанкціонованого доступу, шахрайства та зловживань, ведення журналів аудиту, запобігання систематичним неявкам, узагальнене вимірювання продуктивності сайту, вдосконалення наших послуг, а також встановлення чи захист правових вимог. Така обробка здійснюється лише за умови, що права і свободи суб'єкта персональних даних не порушуються.

Захист життєво важливих інтересів суб'єкта персональних даних. У разі невідкладного медичного випадку в студії — розкриття значущої інформації про стан здоров'я службам екстреної допомоги.

5. Дані про стан здоров'я та додаткові гарантії

Дані про здоров'я ніколи не потрібні для перегляду нашого сайту чи наявності облікового запису. Ви можете повноцінно користуватися платформою, не надаючи жодної інформації про здоров'я; у разі відмови від функції, пов'язаної зі здоров'ям, відповідний екран просто показує порожній стан.

Якщо ви все ж надаєте дані про здоров'я, ми обробляємо їх на підставі вашої однозначної згоди у розумінні статті 7 Закону та застосовуємо такі гарантії.

Чутливі поля, зокрема відомості про вагітність і записи про травми, шифруються при зберіганні на рівні стовпця з використанням симетричного PGP-шифрування з ключем, що виводиться окремо для кожного клієнта, тож компрометація одного значення не розкриває даних інших клієнтів.

Згода фіксується за категоріями та перевіряється на сервері, тому відкликання згоди за однією категорією ніколи не зачіпає іншої.

Дані про здоров'я використовуються виключно для забезпечення безпеки вашої практики та для функцій, які ви запросили. Вони ніколи не використовуються в рекламних цілях, не продаються, не передаються третім особам для їхніх власних цілей і не застосовуються для відстеження між застосунками чи сайтами.

Лише ті інструктори та працівники студії, яким це потрібно для нагляду за вашим заняттям, можуть бачити надану вами інформацію про здоров'я, і лише в обсязі, обмеженому необхідним для безпечного проведення заняття. Усі такі особи зобов'язані письмовими зобов'язаннями про нерозголошення відповідно до статті 10 Закону.

У разі припинення ваших відносин зі студією як клієнта зашифровані поля з відомостями про здоров'я ставляться в чергу на видалення та автоматично обнуляються після пільгового періоду в тридцять днів із внесенням аудиторського запису про видалення.

6. Одержувачі та треті особи

Ми не продаємо персональних даних. Ми передаємо їх лише таким категоріям одержувачів.

Наші інструктори та працівники студії — на умовах письмових зобов'язань про конфіденційність і за принципом службової необхідності.

Постачальники послуг, які обробляють дані від нашого імені та за нашими вказівками на підставі письмових договорів, що вимагають конфіденційності та належної безпеки. На дату цієї політики це:

Supabase — автентифікація, база даних і сервіси реального часу, хостинг у регіоні Європейського Союзу Railway — хостинг застосунку для наших серверних інтерфейсів Vercel — хостинг і узагальнена аналітика без файлів cookie для нашого сайту Resend — доставка транзакційної електронної пошти Google (Firebase Cloud Messaging) — доставка push-сповіщень Google (Sheets API) — імпорт лише для читання успадкованих розкладів студії Cloudflare — захист нашої контактної форми від автоматизованих зловживань Apple — доставка push-сповіщень на пристрої iOS

Наш бухгалтер і, за потреби, юридичний радник — з дотриманням професійної таємниці.

Державні органи та суди, коли розкриття вимагається законом або необхідне для встановлення чи захисту правової вимоги. Згідно зі статтею 14 Закону поширення персональних даних третім особам дозволяється лише за згодою суб'єкта персональних даних або на підставах, визначених законом, і кожне таке поширення фіксується.

7. Транскордонне передавання персональних даних

Стаття 29 Закону дозволяє передавання персональних даних іноземним суб'єктам за умови забезпечення відповідною державою належного захисту персональних даних. Держави — члени Європейського економічного простору та держави, які є сторонами Конвенції № 108, вважаються за законом такими, що забезпечують належний захист.

Наші основні сховища даних розташовані в Європейському Союзі. Обмежене коло постачальників, насамперед ті, що забезпечують доставку push-сповіщень та електронної пошти, можуть обробляти обмежений обсяг даних за межами Європейського економічного простору. У таких випадках ми спираємося на гарантії передавання, запропоновані постачальником, зокрема Стандартні договірні положення Європейської Комісії, разом із шифруванням під час передавання та зберігання і мінімізацією обсягу переданих даних.

Вміст push-сповіщень обмежується інформацією, необхідною для відображення сповіщення, і не містить даних про здоров'я.

8. Автоматизована обробка

Ми не приймаємо щодо вас рішень, що ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці та породжують для вас правові наслідки.

Деякі функції автоматично впорядковують або фільтрують інформацію, наприклад позицію у списку очікування за часом звернення чи пропонування вільних слотів. Ці операції не оцінюють ваших особистих характеристик і не породжують правових наслідків.

9. Строки зберігання

Ми зберігаємо персональні дані лише стільки часу, скільки необхідно для цілей, задля яких їх було зібрано, після чого видаляємо їх або незворотно знеособлюємо.

Дані облікового запису та профілю — протягом строку існування облікового запису, потім видаляються при його видаленні з урахуванням правила про надгробний запис нижче Записи про бронювання та відвідуваність — 3 роки з кінця року, в якому було надано послугу, що відповідає загальній позовній давності за Цивільним кодексом України Первинні бухгалтерські документи та податкова звітність — протягом строків, установлених Податковим кодексом України та правилами Державної архівної служби Дані про стан здоров'я — протягом строку клієнтських відносин, потім обнуляються через 30 днів після їх припинення Листування щодо контактної форми та звернень — 2 роки з останнього обміну Журнали доставки сповіщень — 1 рік Записи безпеки та аудиту — 2 роки Записи про відкликані сесії — 90 днів Запис про згоду на зберігання інформації на вашому пристрої — 12 місяців Неактивні облікові записи — позначаються після 24 місяців без активності та підлягають видаленню після повідомлення

Коли ви подаєте запит на видалення облікового запису, ми поміщаємо його в тридцятиденний пільговий період, протягом якого ви можете скасувати запит. Після його завершення всі суто особисті записи видаляються. Записи, які ми зобов'язані зберігати, наприклад бронювання та бухгалтерські проведення, зберігаються без ідентифікуючих даних: запис про вашу особу зводиться до надгробного запису без персональних даних, що знеособлює кожен залишковий запис, який на нього посилається.

10. Ваші права

Стаття 8 Закону надає вам такі права щодо ваших персональних даних.

Знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання володільця чи розпорядника персональних даних.

Отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються ваші персональні дані.

На доступ до своїх персональних даних.

Отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту відповідь про те, чи обробляються ваші персональні дані, а також отримувати зміст таких даних.

Пред'являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних.

Пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.

На захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію.

Звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

Застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

Вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди.

Відкликати згоду на обробку персональних даних.

Знати механізм автоматичної обробки персональних даних.

На захист від автоматизованого рішення, яке має для вас правові наслідки.

11. Як реалізувати ваші права

Більшість прав реалізуються безпосередньо у вашому обліковому записі. Профіль і налаштування можна переглядати та змінювати будь-коли; активні сесії та пристрої можна переглядати й відкликати окремо; згоди на сповіщення та на обробку даних про здоров'я можна надавати або відкликати за категоріями; а видалення облікового запису разом із копією ваших даних можна запросити в налаштуваннях облікового запису.

Також ви можете надіслати запит за адресою, зазначеною в розділі 13. У запиті слід зазначити ваше ім'я, контактні дані, опис права, яке ви бажаєте реалізувати, і, за потреби, відповідні дані. Ми відповімо протягом тридцяти календарних днів з дня отримання, як цього вимагає стаття 16 Закону.

У разі відмови в задоволенні запиту повністю або частково ми зазначимо причину та правову підставу і повідомимо вас про право звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

12. Безпека

Ми застосовуємо організаційні та технічні заходи, передбачені статтею 24 Закону та співмірні з ризиком. До них належать шифрування всіх даних під час передавання з використанням TLS, шифрування при зберіганні на рівні стовпця для чутливих полів про здоров'я, виведення ключів окремо для кожного клієнта, безпека на рівні рядків у нашій базі даних, асиметричний підпис токенів автентифікації з коротким строком дії, список відкликання сесій, хешування IP-адрес із секретним ключем, контроль доступу за ролями на принципі найменших привілеїв, журналювання привілейованих операцій, політика безпеки вмісту на наших вебресурсах і письмові зобов'язання про нерозголошення від кожної особи, яка має доступ до персональних даних.

Якщо нам стане відомо про незаконний доступ до персональних даних або про інцидент, що впливає на їх безпеку, ми оцінюємо інцидент, вживаємо заходів локалізації, фіксуємо його та інформуємо відповідних суб'єктів персональних даних і Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, якщо інцидент може вплинути на права суб'єктів персональних даних.

13. Контактні дані

Фізична особа-підприємець Карнаух Ірина Олександрівна РНОКПП: 3029410706 Зареєстрована адреса: пров. Отакара Яроша, 12а, Харків, 61045, Україна Студії: пров. Отакара Яроша, 12а і пров. Отакара Яроша, 22б, Харків, 61045, Україна Електронна пошта: studio@ikpilates.com Питання захисту даних: privacy@ikpilates.com Телефон: +380 67 508 4343 Вебсайт: ikpilates.com

Особа, відповідальна за організацію роботи, пов'язаної із захистом персональних даних, у розумінні статті 24 Закону, визначається внутрішнім наказом. Звернення щодо персональних даних можна надсилати на privacy@ikpilates.com, і вони будуть спрямовані цій особі.

14. Контрольний орган

Контроль за додержанням законодавства про захист персональних даних в Україні здійснює Уповноважений Верховної Ради України з прав людини.

Уповноважений Верховної Ради України з прав людини Адреса: вул. Інститутська, 21/8, Київ, 01008, Україна Гаряча лінія: 0 800 50 17 20 Електронна пошта: hotline@ombudsman.gov.ua Вебсайт: www.ombudsman.gov.ua

Ви також можете звернутися до суду за захистом своїх прав.

15. Діти

Наші послуги адресовані повнолітнім особам. Якщо заняття відвідує неповнолітній, обліковий запис має бути створений і керований батьком, матір'ю або опікуном, який приймає наші Умови користування та надає інформацію про здоров'я від його імені. Згода на обробку персональних даних неповнолітнього надається батьками або опікуном відповідно до Цивільного кодексу України.

Якщо ми дізнаємося, що зібрали дані щодо неповнолітнього без необхідного дозволу, ми невідкладно їх видалимо.

16. Зміни до цієї політики

Ми переглядаємо цю політику не рідше ніж раз на рік, щоразу, коли наша обробка істотно змінюється, а також у разі ухвалення нового українського законодавства про захист даних.

Якщо зміна істотно зачіпає ваші права, ми повідомимо зареєстрованих користувачів електронною поштою або через сповіщення в застосунку не менш ніж за чотирнадцять днів до набрання нею чинності. Номер версії та дата набрання чинності на початку документа визначають застосовний текст. Попередні версії зберігаються та надаються на запит.